Деловое письмо
Пишет деловое письмо: запрос, ответ, претензию или отказ — корректно и по делу.
Что делает
Пишет готовое деловое письмо по вашему пересказу ситуации: с обращением, изложением сути, чётко сформулированной просьбой или отказом и подписью. Вы рассказываете, что произошло и чего хотите добиться, — на выходе текст, который можно вставить в почту и отправить.
Когда пригодится
Нужно отказать так, чтобы не испортить отношения, а слова не подбираются. Поставщик третий месяц тянет с оплатой, и пора написать иначе, чем в чате. Пришёл запрос от незнакомой компании, и ответ должен выглядеть представительно. Надо изложить претензию по договору спокойно и по пунктам, без эмоций.
Что подготовить
Ничего, кроме фактов. Полезно заранее собрать то, на что письмо будет опираться: номер и дату договора, суммы, сроки, имена и должности, что уже обсуждалось устно. Чем конкретнее исходные данные, тем меньше в письме общих мест вроде «в кратчайшие сроки». Приложения и вложения инструмент не делает — он пишет только текст письма.
Как заполнить
Что за письмо Выберите жанр: Запрос, Ответ, Коммерческое предложение, Претензия, Отказ или Напоминание об оплате. От этого зависит не украшение, а сама конструкция текста: у претензии будет ссылка на обязательство и требование, у предложения — выгода и следующий шаг, у отказа — причина и оставленная дверь. Если ситуация смешанная — например, отказ с встречным предложением, — выберите то, что для адресата главное, а второе опишите в следующем поле. Суть письма Расскажите своими словами, что нужно сообщить: кому пишете, что случилось, чего вы хотите. До 2000 знаков — этого хватает и на историю вопроса, и на перечень фактов. Складно излагать не нужно, порядок мыслей выстроят за вас. Не пропускайте цифры и даты: то, что вы не написали, в письме не появится, а появятся обтекаемые формулировки. Если есть предыстория переписки, изложите её в двух фразах — письмо тогда не начнётся с нуля. Тон Дружелюбный — для тех, с кем вы давно работаете. Деловой — нейтральный стандарт, годится почти всегда. Экспертный — когда важно показать, что вы разбираетесь в предмете. Продающий — для предложений, где нужно заинтересовать. Личный — когда пишете человеку, а не организации. Тон и жанр не спорят между собой: претензию можно написать и дружелюбно, если портить отношения вы не собираетесь.
Что получится
Готовое письмо с обращением, основной частью и завершающей формулировкой, обычным текстом без разметки. Прочитайте его перед отправкой: проверьте имена, суммы, даты и реквизиты — их берут из вашего описания и переписать наугад нечем. Подпись и контакты добавьте сами.
Частые ошибки
Слишком общее описание сути. «Написать поставщику про сроки» даёт письмо из общих слов. Нужны конкретика: какие сроки, по какому договору, что просите. Ждут юридической силы. Это текст письма, а не документ, выверенный по закону. Для разбора условий договора есть «Разбор договора». Не проверили цифры. Суммы и даты попадают в письмо из вашего текста; если вы ошиблись в поле, ошибка уедет адресату. Взяли жанр не тот. Напоминание об оплате, оформленное как претензия, — это уже конфликт. Выбирайте по тому, чего хотите добиться, а не по накалу.
